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5 maneras de manejar eficazmente las prioridades cambiantes

No importa cuán estrechamente esté gestionando un proyecto, hay ciertos factores que incluso los administradores de proyectos más experimentados simplemente no pueden controlar. Podría haber una legislación cambiante que signifique que la fecha límite para un proyecto es presentada mientras que otra es rechazada. Alternativamente, las solicitudes de los clientes de última hora o los cambios en los plazos podrían dar lugar a un cambio de prioridades ya la rápida reasignación de recursos.

La competencia por los recursos, la expansión del alcance y los riesgos cambiantes son tres dolores de cabeza constantes para los directores de proyectos que pueden conducir a cambiar las prioridades del proyecto. En este post, vamos a echar un vistazo a 5 maneras de tomar estas prioridades cambiantes en su paso.

1. No tome prioridades cambiantes personalmente

En el lugar de trabajo, los egos a menudo pueden obstaculizar el éxito de la entrega del proyecto. Si un proyecto que está gestionando corre el riesgo de ser cancelado o puesto en el backburner, no lo tome personalmente. Todo esto es parte de trabajar para una organización ágil y ser un jugador de equipo.

Toma orgullo de lo que has logrado hasta la fecha y continúa dando lo mejor de ti a cada oportunidad que viene a tu manera.

2.Mantenga su enfoque

No se deje llevar por las prioridades. El alcance o la fecha de entrega de su proyecto podrían haber cambiado, pero aun así debe entregar un resultado exitoso que esté dentro del presupuesto y dentro del plazo acordado. Debe revisar la carta de proyecto y el alcance para que pueda avanzar con confianza. Confiar en la gobernanza, el control de cambios y los procesos de gestión de riesgos proporcionará los controles y equilibrios que necesita para mantenerse en el buen camino.

3.Comunicar claramente con alta dirección

Los cambios frecuentes en la prioridad suelen ser el resultado de un cambio en el alcance del proyecto, que tiene un impacto directo tanto en el costo como en el calendario. Esto es cierto tanto para proyectos de gran envergadura como para proyectos de pequeña escala. Comunicar la gravedad del impacto a la alta dirección es crucial para mantener la rentabilidad del proyecto. Cambios frecuentes en las prioridades pueden deberse a la naturaleza de la empresa, pero también puede ser hasta la mala gestión. Por esta razón, es esencial que la administración entienda el impacto que tendrán las prioridades cambiantes.

4.Encuentre el software de gestión de recursos de proyecto adecuado

Cuando las prioridades cambian con frecuencia e impredeciblemente en línea con la dirección de la empresa o los requisitos cambiantes de los clientes, el software de gestión de recursos del proyecto puede realmente entrar en su cuenta. Un paquete que es capaz de soportar numerosos proyectos simultáneamente, tiene un sistema de prioridad flexible y un calendario estimado puede ayudarle a adaptarse al paisaje del proyecto cambiante.

5.Seguimiento del progreso de los proyectos

Una vez más, el software de PSA basado en la nube se debe utilizar para seguir el progreso de varios proyectos. Incluya detalles importantes tales como fechas, hitos, proveedores, contratistas, miembros del equipo y cualquier otro recurso que sea necesario para el proyecto. Si sus prioridades cambian y sus habilidades son necesarias en otra parte, usted podrá volver al proyecto existente y saber exactamente donde usted está.

Mantener estos consejos en mente ayudará a administrar las prioridades de cambio inevitables que tendrá que superar como gerente de proyecto. Es importante recordar que su prioridad general es el éxito continuo y el crecimiento de la organización. Su vida laboral como gerente de proyecto en una organización ágil no necesariamente va a ser sin protuberancias en el camino, pero todavía puede contribuir como un engranaje muy eficaz en la rueda.